1、给应聘者打电话。虽然发邮件能避免谈话时的尴尬气氛，对传达消息的人而言会轻松一些，但是电话交流更有礼貌，更正式。每位参加了面试的应聘者都要通知到。避开用餐时间，在办公时间给应聘者打电话。
2、不要闲聊。谈话的时间要尽量短，最好不要超过5分钟。电话接通后，先介绍自己，然后直接告诉对方应聘的结果，这样做能体现你的尊重，不希望浪费对方的时间。不要打听对方的私事，也不要开玩笑或者询问天气。比如，这样打电话就很不专业——“你好，是王先生吗？我是苏宁易购的孙兰。上次面试的时候我们见过。你那儿今天天气怎么样？天气预报说你那儿最近会下暴雨，是真的吗？”
4、列举胜出者的几点优势。很多应聘者都会想知道自己为什么落选，被选中的应聘者到底哪儿比自己强。虽然在电话中一点点地分析应聘者的简历内容以及在面试时的表现不太现实，但你还是可以提几个被录用者独有的优势。比如，你可以说：“我们承认你有多年的工作经验，但是我们最终选择的应聘者有硕士文凭。应聘者的受教育水平对公司来说很重要。”你也可以说：“我们选中的应聘者以前在其它公司的同一个岗位上工作过，所以我们相信他上任后能进行无缝衔接。”
5、告诉对方应聘该职位的面试者很多都符合要求。落选后，合格的面试者会觉得自己上当受骗，或者产生严重的挫败感。在这种情况下，如果告诉对方有许多符合条件的竞争者都在争夺同一职位，对方会更容易接受这个结果。试试这么说，“你的确有实力，但这次竞争实在太激烈了。虽然很抱歉，我还是要将落选的消息通知你。”
6、邀请应聘者通过社交媒体与公司取得联系。这次谈话对应聘者来说可能有些残酷，为了缓和气氛，你可以邀请对方上网，与公司取得正式的联系。这样做也能让应聘者不再对落败耿耿于怀。你可以说，“我们会留下你的简历，以后公司如果有适合你的职位，我们会第一时间通知你。你可以通过领英向人力资源部发送邀请吗？”或者说，“我们会和你保持联系。公司接下来有许多精彩的项目。你可以登录公司网页，看一看公司未来的计划。”
7、如果应聘者还想为自己争取机会，马上结束谈话。有时候应聘者会说，“给我个机会再面试一次吧，我会让你改变主意！”或者，“你们这么做是错的，我才是最适合这个职位的人。”当上述情况发生时，不要逐条分析对方在应聘中表现欠缺的地方，或者讨论对方简历中的优势和缺点。为了礼貌地结束通话，你可以说，“虽然我们聘用了其他人，但你不用感到自己做错了什么。我相信你很快能找到适合自己的工作。”
8、鼓励优秀的应聘者再接再厉。也许该应聘者不是竞争这个职位最好的人选，但这并不代表公司将来没有适合的职位。为了不浪费已经建立好的人际关系，你要告诉优秀的应聘者，对于这个职位而言，虽然对方不是最佳人选，但你还是希望对方保持联系，也许将来公司里会有合适的职位。你可以这么说，“如果公司将来有招聘计划，请不要犹豫，立即提出申请。这次这个职位你差点就应聘上了，所以下次你一定要再试一次。”如果应聘者相当有能力，你觉得他在公司的其它部门能够发挥作用，就主动帮他与那个部门取得联系。这样的处理方式对双方都有好处。