1、宅基地档案的有效利用关键在统计 目前的宅基地档案是按年度归档，形成要审核一户村民是否曾经进行过宅基地登记，就得从最初的审批年度开始往下一户一户查找，给工作带来很大难度，也影响工作效率。那么如何解决这个问题呢？就是统计，即按村别进行统计。 1.1统计范围 历年的农村宅基地审批和登记档案、小区和联建房及个人住宅违法用地查处卷宗资料。其他如农村土地调查资料档案、其他工作涉及的村组提交的组员名录资料等。 1.2统计的分类和排列 分为小区、集中居住区、联建户、分散户四类。 由于相对来说宅基地的变化较少，所以不需要每户一档，只按村统计、按组别进行排列，有明显地标的再按地标排列，如某某路东、某某河西等等。在村民名下录入其宅基地要素和变化情况。 1.3统计的要素 村、组、户主姓名和身份证号码、四邻界址、宅基地边长和面积、申请原因（如分户新建、落户新建、原拆原建、拆旧重建、拆迁安置等）、审批时间和许可证号、登记时间和土地证号、审批和登记卷宗号、变更情况记录等等。
3、农村宅基地档案合理利用的实际作用 2.1发挥档案资料在宅基地监督管理上的作用，切实保障“一户一宅”法律制度的落实 “一户一宅”并不是指某一村民只登记了一宗宅基地，而是实际拥有的只有一处宅基地。目前农村有些村民拥有不止一处宅基地，但不愿意为老宅基地补办手续，这就形成了国土部门对村民住宅情况的了解不够，面对新宅基地申请时，村委会证明了其没有老宅基地，本部门审批登记名录中又查找不到，往往就审核通过了。而将农村宅基地档案全部合并统计后，即使未办理土地手续的宅基地也一目了然。 2.2对“小产权房”的有效管控 作为基层国土部门，有效管控“小产权房”是我们义不容辞的责任。由于加大了违法用地的管控和打击力度，使得“小产权房”的开发商不得不到国土部门办理土地手续，针对国家政策，这些“小产权房”都为自己找了件“合法的外衣”，即以镇政府或村委会的名义进行申请建设安置房、集中居住区和联建房，其真实的情况就是镇或村将临近镇、村中心或主要道路两侧的集体土地低价出售给开发商，开发商将房子预售给购房户，再以农村宅基地的形式向国土部门申请审批，然后为购房户办理集体土地使用权证书。 在基层工作的这些年中，我们先是要求提供安置户或联建户名单，然后张贴到村进行公示，然而明明是对外出售的却公示无异议。后来要求提供安置户或联建户的身份证原件进行核对，要求村组针对每一户出具其符户宅基地条件的证明材料并写下承诺书，等等手段还是不能有效控制这些披着“合法外衣”的商品房建设，因为没有证据，即使怀疑其是商品房，但申请人捧着一堆材料来申请时，不办就是不作为，办了心里又没底。而这些开发商往往“神通广大”，工作人员到实地了解时根本问不到真实情况。 而当所有的档案资料录入电脑后，根据申请人提供的姓名和身份证号，工作人员可以轻松地核对出申请人是否是本村村民、申请人及其配偶是否有宅基地（不管是已经登记发证了的、还是审批了未登记的，甚至是既未审批也未登记的老宅地或违法建筑，只要是事实存在的就属于有）、申请人的申请理由是否属实等情况都可以立刻一目了然。在第一时间获得真实情况之后即可作出受理或拒绝申请人的宅基地申请决定。
5、4建立系统的过程中得以将过去工作进行“回头看”，及时纠错和进行处理 对档案进行“回头看”时，可以总结经验，还能发现问题。最常见到的问题有：申请审批表的申请人姓名和身份证号码与身份证不一致、有些申请人在不同年度两次申请宅基地获得审批的情况、审批面积与登记面积不符、涂改现象较多，非本地户口取得宅基地批准手续。从这些问题中可以看出存在明显错误的宅基地档案，如何处理呢？一方面保持档案原貌，另一方面就卷宗里的错误进行调查了解，将调查情况和真实结果在卷宗备忘里进行详细说明并留下调查人的姓名和调查时间。在距卷宗形成最短的时间里，还原最真实的情况。 2.5为加快宅基地确权登记发证工作打好基础 虽然国家早就要求各地加快宅基地确权登记发证工作，但因种种原因，老宅基地的发证率依然很低。将历年的农村违法用地档案、农村土地调查档案再与已审批登记的宅基地档案进行合并统计后，虽然老宅基地的登记发证率未提升，但每个村组共有多少宅基地，分别属于哪些村民、哪些村民是租住房、哪些宅基地没有进行登记发证等情况就很清楚了，再经过平时工作中随时随地的补充更新，在条件成熟时为老宅基地进行登记时就很方便了。
